FOCUS

Caisse enregistreuse et systèmes de paiement
Ruben De Ville

Payer ?

De plus en plus souvent sans contact !

Un système de caisse performant fournit des avantages considérables à l’établissement horeca. Et en ces temps incertains, les exploitants misent de plus en plus sur le paiement sans contact.

Pour s’adapter à l’éventail de plus en plus large de produits, un système de caisse performant n’est donc pas un luxe superflu.

Le type d’établissement horeca que vous exploitez déterminera dans une large mesure le type de système de caisse à installer. L’établissement est-il une maison constituée de nombreuses pièces, un café, un salon de thé avec grande terrasse, un snackbar, un petit bistrot, un restaurant étoilé ? Cela fait un monde de différence.

Mais quel que soit le type d’établissement, le fait est que le nombre de produits proposés n’a cessé d’augmenter au fil des années. Il suffit de penser au nombre de bières régionales figurant sur la carte d’un café, les sortes de cafés (latte macchiato, ristretto, caffè latte…), les nombreuses variantes de boissons sans sucre ou sans lactose, les snacks exempts de gluten, les tapas ou l’assortiment de gins. Pour s’adapter à l’éventail de plus en plus large de produits, un système de caisse performant n’est donc pas un luxe superflu.

Si vos clients paient souvent à la caisse (comme c’est le cas dans la plupart des cafés), que vous ne disposez que de quelques tables ou que votre offre de produits est relativement limitée, rien ne vous empêche, le cas échéant, de continuer à travailler avec une caisse enregistreuse classique.

Une caisse enregistreuse est le système le plus simple et aussi le moins onéreux. Chaque caisse enregistreuse pour l’horeca est équipée des fonctions standards nécessaires permettant de rédiger l’addition pour le client, faire le total journalier pour votre comptabilité et conserver la trace des reçus.

Toutefois, ces caisses enregistreuses classiques ne suffisent plus pour la plupart des établissements horeca et un système de caisse plus sophistiqué est devenu indispensable. Un bon système de caisse enregistreuse soulage les employés, génère des gains d’efficacité et fournit à l’exploitant des informations précieuses.

Ces systèmes de caisse comprennent au moins une caisse enregistreuse à écran tactile, une imprimante de tickets, un tiroir-caisse électronique et un certain nombre de ‘clés’, tant pour le manager que pour le personnel. Grâce à ces clés, le système sait qui a entré quelle commande. A la clé du manager sont liés des accès supplémentaires.

Vos clients apprécieront certainement le fait que votre caisse puisse facilement fractionner les additions, ce qui évite de nombreuses discussions.

Le leasing présente de nombreux avantages.

Achat ou leasing ?

Vous pouvez bien sûr acheter ces systèmes, mais la plupart des exploitants horeca optent pour le leasing. La location (à court terme) représente la solution idéale lorsque des caisses enregistreuses sont nécessaires pour un événement, un marché de Noël ou un bar d’été. Le leasing (à long terme), quant à lui, présente de nombreux avantages.

Vous réduisez vos frais de démarrage, le service est inclus, vous n’avez pas de frais imprévus, et pour un montant relativement faible vous disposez de systèmes de pointe que vous pourrez généralement acquérir par la suite. A ne pas négliger non plus est la possibilité d’échanger votre équipement contre un plus récent.
Que vous louiez ou achetiez, le fournisseur vous assistera dans la programmation d’articles et de prix ainsi que dans la programmation de l’écran de table. De nombreuses marques organisent également des formations (sur base régulière) pour le personnel horeca afin de leur apprendre à travailler avec le système et/ou à se familiariser avec les innovations.

Un système de caisse enregistreuse peut contenir un nombre presque illimité de produits. Il est important de disposer les clés des produits de la manière la plus claire et la plus pratique possible, les produits les plus vendus étant naturellement les plus visibles. Un grand écran est dès lors pratique parce que plus de produits sont immédiatement visibles et vous devez utiliser moins de sous-menus. Car devoir, en effet, se débattre dans plusieurs sous-menus pendant un coup de feu n’est pas très intéressant.

Les restaurants ou les grands cafés et les salons de thé (surtout ceux qui ont une terrasse) opteront pour un système de caisse mobile. Grâce à ce système, les commandes sont immédiatement envoyées numériquement de la table à la cuisine ou au bar. Il n’est donc plus nécessaire de retourner à la cuisine ou au bar pour passer les commandes. Entre-temps, le serveur peut déjà prendre les commandes à d’autres tables et vous pouvez servir les clients plus rapidement. Dans ce type d’établissements, il est également recommandé de mettre un terminal de paiement mobile à la disposition des clients. Vous programmerez également soigneusement vos tables dans le système de caisse. Au moyen de codes de couleur, vous pourrez indiquer quelles tables sont libres ou réservées, afin d’avoir une bonne vue d’ensemble.

Un bon système vous permettra d’ajuster rapidement la disposition des tables, par exemple lorsque vous devez rassembler des tables pour accueillir un grand groupe. Ou lorsqu’en raison des conditions météorologiques, vous pouvez sortir les tables sur la terrasse ou devez, au contraire, les rentrer.

Vos clients apprécieront certainement le fait que votre caisse puisse facilement fractionner les additions, ce qui évite de nombreuses discussions.

Un terminal de paiement à code pin lié au réseau offre également une plus grande facilité d’utilisation. Le montant à payer apparaîtra automatiquement sur le terminal de paiement, sans que vous ayez à l’introduire manuellement avec le risque d’erreurs que cela entraîne (une virgule au mauvais endroit…).

 

Gestion automatisée des stocks

Les possibilités qu’offrent certains systèmes de caisse sophistiqués sont immenses. Cela dépasse largement la simple fonction de caisse et sera davantage une aide à la gestion d’entreprise. Les grands établissements horeca en particulier peuvent en tirer des avantages considérables.

Prenons par exemple l’automatisation du bar. Chaque bouteille (par exemple d’alcool) peut être enregistrée et contrôlée à l’aide d’un bouchon spécial muni d’une électrovanne. Cela vous permet de voir exactement la quantité de boisson qui a été servie et facturée ce jour-là (ou ce mois-là). Des informations utiles pour l’exploitant et un contrôle du personnel.

Ces systèmes de caisse fournissent également des rapports de transactions aux moments souhaités. La gestion automatisée des stocks figure également dans les possibilités. Tout comme l’automatisation du débit de bières à la pression : dosage, enregistrement et contrôle de la bière qui s’écoule du robinet de débit. Dans les établissements horeca à grand débit, cette fonction permet de réaliser des économies considérables.

De nombreux systèmes comprennent également un présentoir pour les clients, grâce auquel vous pourrez mettre en avant des activités ou des promotions.

L’addition s’il vous plait !

Actuellement, le paiement par voie électronique est (déjà) possible dans les trois quarts des établissements horeca belges. Les systèmes les plus couramment utilisés sont Bancontact/Maestro, Visa et Mastercard.

Nous faisons des progrès, mais chez nos voisins du nord, le paiement électronique dans l’horeca est tout simplement la norme.

Les coûts de transition sont une raison pour laquelle un certain nombre d’exploitants en Belgique ne proposent pas de paiements électroniques. Néanmoins, la pression de la clientèle nous conduira probablement à terme à emprunter la voie néerlandaise.

Actuellement, le paiement sans contact a le vent en poupe.

Le paiement sans contact est un moyen d’effectuer des paiements à un terminal de paiement approprié, au moyen, par exemple, d’une carte bancaire ou d’un smartphone et où la communication entre la carte ou le smartphone et le terminal de paiement a lieu sans contact physique. Le grand avantage est, en outre, qu’il est deux fois plus rapide.

Les paiements sans contact ont considérablement augmenté depuis le début la crise corona, en raison du fait que les clients ne doivent plus toucher le terminal de paiement.

En Belgique, presque tous les terminaux de paiement sont équipés de la technologie NFC requise pour les paiements sans contact. Le moyen de paiement sans contact le plus simple est celui où le client fait passer sa carte bancaire (qui doit également être équipée de la technologie NFC) devant le lecteur de carte. Les ondes radio créent une interaction entre le terminal et la carte et un signal audio ou lumineux confirme la transaction. Une confirmation de paiement apparaît sur le terminal et vous avez ensuite la possibilité d’imprimer un reçu.

Dans notre pays, 73 % des cartes de débit sont équipées de la technologie NFC. D’ici 2023, cette technologie sera présente sur toutes les cartes de débit.

Le paiement sans contact était limité à un montant de 25 euros. Depuis le 14 avril, celui-ci a été porté à 50 euros en raison de la crise de la COVID-19. On ne sait pas encore si ce montant sera ramené à 25 euros après la crise.

Les paiements sans contact ont considérablement augmenté depuis le début la crise corona.

Certaines smartwatches permettent également de payer sans contact à condition qu’un compte bancaire y soit lié.

L’avantage pour l’exploitant est que les coûts de transaction sont beaucoup moins élevés que pour le paiement par carte bancaire traditionnelle.

Le paiement sans contact via smartphone ou smartwatch

Notre smartphone fait de plus en plus partie intégrante de notre vie, raison pour laquelle les clients veulent également l’utiliser pour payer, par le biais d’applis à installer sur le smartphone. Initialement, le paiement par smartphone a surtout été promu dans les établissements accueillant un public jeune. Actuellement, vous le voyez apparaitre dans un plus grand nombre d’établissements et il est utilisé par tous.

L’avantage pour l’exploitant est que les coûts de transaction sont beaucoup moins élevés que pour le paiement par carte bancaire traditionnelle.
Le système le plus populaire est Payconic, l’appli de Bancontact. Le paiement via les applis des banques et via un code QR est également possible.

A l’instar du paiement sans contact par carte bancaire, le smartphone et le terminal doivent également être équipés de la technologie NFC.
Certaines smartwatches (par exemple de Garmin ou Fitbit) permettent également de payer sans contact à condition qu’un compte bancaire y soit lié.

Et pour ce qui est de la sécurité de ces paiements sans contact, vous n’avez pas à vous faire de souci. Ils sont surveillés, strictement contrôlés et traités de la même manière sécurisée que les paiements par carte ordinaire utilisant un code PIN. Une transaction n’est possible que si votre commerçant a saisi un montant + activation du NFC. Si quelqu’un ne tient pas intentionnellement sa carte de paiement contre votre terminal de paiement, rien ne se passera.

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